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费用预算,可以说在预算工作中,参与度最高的一项,因为几乎公司每个部门都会发生费用,所以都会需要编制费用预算,而且,因为覆盖面广,往往在之后的分析中,也会被额外关注 。
不少企业可能别的预算没有做,上预算管理就先上费用预算,也是出于这个原因 。
但是你莫看到费用预算就是报销费用,觉得很简单 。不少企业的“操作方法”是什么呢,财务部将费用表格导出来,历史数据保留,后面加一列,今年的费用预算金额,发给各个部门填报,然后汇总交上去,完事 。还有的企业则几乎都是由财务部做,根据领导意见,下降多少个百分点 。
那么这些做法做出来的预算,仅仅是将预算数据做出来了而已,费时费力却往往起不到一点管理上的作用 。
费用预算怎么做?步骤、方法及注意事项都在这了
那么费用预算应该怎么做呢?
我们先来说步骤,比较好的一个编制费用预算的步骤为:
1、财务部根据往年发生的费用情况、领导关注的重点和预算编制方法,设计好费用预算的模板,这里注意,模板设计时要考虑预算编制方法,并不是从账里面导出明细账即可 。
2、将历史数据放进模板,作为各部门填报的依据,同时做好其他数据的提供 。
3、对各部门进行费用预算编制的培训,培训中对各类别费用预算编制的方法和要求进行详细讲解 。
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4、汇总各部门上报的费用预算,财务部先根据以往经验进行初步审核,尤其是要筛除一些低级错误 。
5、与其他预算汇总上报领导审核,或者开会讨论 。
6、经过上报、下发意见、修改再上报,几个来回后,定下费用预算 。
其实步骤并不复杂,很多企业也是按照这个步骤去做的,但是为什么费用预算就是做不好呢?这个做不好,可能体现在两个方面,一是各个部门不知道怎么去做自己部门的费用预算,财务部自己呢,也没有明确思路,没法给出指导,二是好不容易将费用预算做完了,也过会通过了,等到做执行分析时,发现根本没法分析出超预算的原因 。
这两个问题,并不是孤立的,因为第一个问题的存在,导致做出来的预算就是为了完成任务,所以才会出现分析时根本无从分析的结果 。
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财务部作为主导预算编制的部门,自身就要搞清楚各个预算的编制方法,并提供合理的指导 。
因为费用预算并不是一个孤立的预算,它与公司其他预算是紧密相关的 。举例来说:
1、工资预算,要与公司明年的招聘计划相关,而招聘计划,其实又与公司明年的销售目标、生产目标这些相关,如果处于扩张,销售任务增加,而人员预算却在减少,工资又要砍下去,这怎么会合理呢?
2、销售费用预算,这个细项目中有些与销售是强相关的,比如广告费,要做好这个预算,一定是有销售预算做前提,可以按照占销售额的一定比例来计算 。而有些并不一定与销售量强相关,比如要重点开发某个市场,可能明年这个市场并不会有大的销售量,但是是公司在做布局,费用将会大量发生,这就不能用占销售额的比重了 。
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所以这就需要我们在做的时候,就要做好各项费用适用什么编制方法的分析 。
其次,为了后续分析控制上有的放矢,我们可以将各个费用划分为可控费用、不可控费用 。各个部门重点去关注本部门的可控费用 。
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